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 毎年2月中旬から始まる確定申告。電子帳簿保存法(e-文書法)の改正に伴い、2017年から帳票の電子化に関する要件が緩和され、電子化の対象範囲が大幅に広がった。これまで認められていなかった3万円以上の契約書や領収証についても電子化の対象になったほか、スマートフォン(スマホ)やデジタルカメラ(デジカメ)などで撮影した領収書の画像も一定の要件を満たすと国税関係書類として認められるようになった。これを機に国税関係書類にとどまらず、今後、社内文書の電子化が加速しそうだ。

 書類の電子化による効果は計り知れない。一例を挙げれば、スマホやデジカメで撮影した領収書などの保存が可能になったことで、会計データと関連付けておくだけでいい。これまでのような領収書を経費精算書に貼付して提出し、関係部門の印鑑を押しながら本社の経理部門に回し、さらには経費精算書の処理後も部署・時期・種類などを分けてファイリングしたり、倉庫に保管したりしておく必要がなくなったのだ。書類の整理に伴う人件費、書類の保管費などを大幅に削減できる。

 電子化のメリットはそれだけでない。検索が簡単にできるので、外部からの照会や監査対応を効率化するほか、承認プロセスの電子化によって決済・承認のプロセスが一目瞭然となり、内部統制の強化にも役立つ。また、火事や地震などの災害によって書類が消失する恐れがあるが、電子化しておけばバックアップデータを遠隔地に保存しておくことが簡単なため、災害対策にも役立ち、事業継続の効果も得られる。

 e-文書法の施行から12年たち、ようやく日本にも本格的な書類の電子化の時代が到来したといえよう。そうした中で、書類の電子化を進め、業務効率化の効果を最大限に得るにはどうしたらよいのか。本特集ではその指針となるe-文書ソリューションを紹介する。

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